1 Inledning

SMIF, Föreningen Svenska Marknadsundersökningsföretag och SCB, Statistiska Centralbyrån, har tillsammans utarbetat följande riktlinjer och krav för certifiering enligt ISO 20252. Nedan kallas detta dokument för SMIF:s Kravspecifikation. För att åberopa att certifiering enligt ISO 20252 skett i enlighet med dessa riktlinjer krävs att certifieringsorgan som utfört certifieringen skriftligen intygar att så är fallet. SMIFs medlemsföretag och SCB förbinder sig att följa dessa riktlinjer och rekommenderar att även andra intressenter som avser att certifiera sig enligt ISO 20252 gör detsamma.

SMIF åtar sig att tillsammans med SCB ansvara för och genomföra erforderliga uppdateringar av SMIF:s Kravspecifikation

SMIF:s Kravspecifikation innehåller krav på både företaget som ska certifieras/revideras och certifieringsorganet.

ISO 20252 finns i en engelsk originalversion under namnet ISO 20252:2006 och i en svensk översättning. Det är den engelska versionen ISO 20252 som både är internationell och svensk standard. Både originalet och översättningen finns i publikationen Svensk Standard SS-ISO 20252:2007  utgiven av SIS, Swedish Standards Institute.

För att kunna fastställa om undersökningsföretag uppfyller ISO 20252 tillämpas ett system med återkommande granskning, där man stickprovsvis undersöker om vederbörande undersökningsföretag tillämpar reglerna i ISO 20252 på ett korrekt sätt där detta är relevant. Det är i praktiken inte möjligt att utöva 100 % kontroll av alla utförda uppdrag. Genom att välja en återkommande stickprovskontroll eftersträvar man att beställaren av en undersökning skall få en så hög säkerhet som möjligt beträffande kvaliteten i undersökningen i förhållande till acceptabla kostnader.

Överensstämmelsen med normen skall granskas av ett certifieringsorgan. Certifieringsorganet skall vid överensstämmelsebedömningen rätta sig efter de nedan uppräknade aspekterna.

a) Undersökningsföretagets kvalitetssystem. Se kapitel 3

b) Specifikationer för all verksamhet som klienterna skall ha direkt kännedom om. Se kapitel 4

c) Specifikationer för all verksamhet som normalt sker utanför klientens insyn. Se kapitel 5

I det certifikat som certifieringsorganet utfärdar skall fastslås att vederbörande undersökningsföretag vid granskningstidpunkten uppfyller kraven i SMIF:s Kravspecifikation som baseras på ISO 20252:2006.

2 Revisionsfrekvens och information till certifieringsorganet

En fullständig revision skall genomföras minst en gång vart tredje år. Ett och två år efter en fullständig revision skall uppföljningsrevisioner äga rum, såvida det inte har förekommit avvikelser som har konstaterats vid en fullständig revision och som enligt certifieringsorganets bedömning gör det nödvändigt att efter ett år genomföra en ny fullständig revision för att kontrollera att avvikelserna har avhjälpts på ett korrekt sätt och därför inte längre förekommer.

Vid fullständig revision skall alla krav enligt SMIF:s Kravspecifikation granskas i 8 slumpmässigt utvalda projekt. Vid uppföljningsrevision gäller detsamma för 4 slumpmässigt utvalda projekt. För projekt som ännu ej är avslutade kontrolleras så långt projektet genomförts.

Före en revision skall undersökningsföretaget till certifieringsorganet leverera en lista på avslutade och pågående projekt från de senaste 12 månaderna. Om ej avslutade projekt förekommer skall undersökningsföretaget i förväg beskriva i vilken utsträckning som ej avslutade projekt förekommer.

Urvalet av projekt skall förrättas av certifieringsorganet. Det är tillåtet att göra detta i det granskade undersökningsföretagets lokaler. Certifieringsorganet kan därefter ange vilken specifik information om varje uppdrag som skall lämnas skriftligt.

Vid uppföljningsrevision skall undersökningsföretaget också leverera information till certifieringsorganet angående främst förändringar sedan senaste revision. Detta avser följande:

1. 1. Uppgifter om eventuella organisatoriska och/eller juridiska förändringar inom företaget.
2. 2. Senaste version av kvalitetsdokumentationen.
3. 3. Uppgifter om nyligen ingångna avtal med underleverantörer.
4. 4. Översikt över utbildnings- och fortbildningsverksamheten för intervjuare och övrig fältpersonal under de 
5. senaste 12 månaderna.

3. Undersökningsföretagets kvalitetssystem

Företaget skall kunna garantera att man sysslar med marknadsundersökningar och/eller opinionsundersökningar och/eller samhällsundersökningar. Dessa verksamheter ska bedrivas inom en identifierbar organisatorisk enhet. Det skall framgå att undersökningsverksamheten bedrivs helt avskilt från företagets eventuella övriga verksamheter.

Vidare skall det företag som skall certifieras beskriva det kvalitetssystem som kommer att tillämpas för att göra det organisatoriskt möjligt att genomföra ISO 20252. Den tillhörande kvalitetsdokumentationen skall göras tillgänglig för certifieringsorganet, som skall erhålla svar på följande frågor:

1. -Att alla berörda medarbetare har tillgång till kvalitetsdokumentation eller den del av kvalitetsdokumentationen som avser deras individuella arbetsuppgifter.
2. -Att alla berörda medarbetare erhållit tillräckliga instruktioner om hur kvalitetssystemet skall tillämpas
3. -Att kvalitetssystemet varit i bruk under minst tre månader innan granskningen enligt ISO 20252 får ske.

4.  Verksamhet som direkt berör beställaren

Med avseende på den verksamhet som behandlas i ISO 20252 och som utförs i direkt kontakt med beställaren, skall kontroll utföras av alla moment i de utvalda projekten.

Under granskningen skall undersökningsföretaget svara för att en fullständig dokumentation över de utvalda projekten finns tillgänglig i pappersform och/eller elektroniskt. Av dokumentationen ska framgå att projekten genomförts i enlighet med krav i ISO 20252 och SMIF:s Kravspecifikation . (Det är inte resultatet av det enskilda projektet som ska granskas.)

5 Verksamhet som indirekt berör beställaren 

Certifieringsorganet skall utreda följande förhållanden för de utvalda uppdragen:

• - Hur företaget hanterar och ingår avtal med underleverantörer som inte uppfyller ISO 20252. För en ny underleverantör bör företaget ha kontrollerat, så långt möjligt dock utan att behöva besöka underleverantören, alla krav vid de två första projekten. Om inga avvikelser i dessa projekt upptäckts kan kontrollen ske mer sällan med lämpliga intervall t.ex. var tredje projekt.
• - Hur rekrytering, utbildning och handledning av intervjuare och annan fältpersonal sker. Kontroll av utbildningsdokument för fältpersonal som deltagit i de utvalda projekten enligt kapitel 3 ovan ska kontrolleras. Detta kan ske via stickprovskontroller.

6.  Certifieringsorganets rapportering

Undersökningsföretaget skall erhålla ett certifikat från certifieringsorganet om revisionen har utvisat att det finns berättigad anledning att anta att företaget vid granskningstidpunkten uppfyller kraven enligt ISO 20252

Certifikat skall utfärdas både efter fullständig revision och efter varje uppföljningsrevision. Utfärdade certifikat är giltiga i ett år med en marginal på 2 månader, vilket innebär att nästa fullständiga revision eller uppföljningsrevision skall äga rum inom 10 till 14 månader efter närmast föregående fullständiga revision eller uppföljningsrevision.

Certifieringsorganet bör förutom utfärdandet av ett certifikat upplysa det certifierade företaget skriftligt och muntligt om observationer. En observation är ingen egentlig avvikelse utan en iakttagelse där man ser en risk att utvecklingen kan gå åt fel håll.

Om det har framkommit avvikelser mot krav som behöver undanröjas och som därmed nödvändiggör en kompletterande revision inom en specifik tidsfrist skall certifieringsorganet skriftligt ange de specifika avvikelser som detta avser. Om avvikelserna är sådana att certifikat inte kan utfärdas skall certifieringsorganet ge vederbörande företag en kortfattad skriftlig redogörelse för detta.

7 Bedömningsschema ISO 20252

Iakttagelserna under bedömningen kan ge ett av följande omdömen:

1. Överensstämmelse, varvid kraven är uppfyllda och certifikatet kan utfärdas

2. Avvikelse mot krav och certifikat kan inte utfärdas direkt.  Om certifieringsorganet konstaterar en eller flera avvikelser skall man innan en definitiv bedömning görs ge företaget tillfälle att inom en tidsfrist på 10 arbetsdagar reagera skriftligt på rapportutkastet. Certifieringsorganet skall därefter, med hänsyn tagen till de dokument och upplysningar som framlagts av undersökningsföretaget samt, om man bedömer att detta är nödvändigt, till kompletterande utredningar, utarbeta en definitiv bedömning.

Innan definitiv bedömning skall företaget också ges möjlighet att åtgärda avvikelserna inom en tidsfrist på högst 30 arbetsdagar. (Inkommer företaget med nämnda skriftliga reaktion skall tiden räknas från det datum skrivelsen är bedömd.) Efter denna tidsfrist skall avhjälpningsåtgärderna bedömas. Anser certifieringsorganet att åtgärderna är tillräckliga kan certifikat utfärdas. Om avvikelserna kvarstår efter ovanstående tidsfrister kan certifikat inte utfärdas. Företaget får då själv tidigast efter tre månader begära en ny fullständig revision.

8 Bedömningskriterier ISO 20252

Certifieringsorganet skall fatta beslut på grundval av det sätt på vilket certifieringsorganet har konstaterat att företaget hanterar kraven enligt ISO 20252, inklusive kommentarerna från företaget. Beslutet skall fattas av en person som uppfyller gällande kvalifikationskrav för revisorer men som inte har ingått i revisionsteamet.

Om ett specificerat krav inte har uppfyllts skall avvikelse konstateras.

Följande omständigheter skall alltid betraktas som avvikelser (avvikelser kan dock förekomma inom andra områden):

• 3.1: Inget eller otillräckligt dokumenterat kvalitetsstyrningssystem tillämpas
• 3.2: Konstaterad icke sekretesskyddad hantering av information från klient.
• 4.5.1.2, 4.5.1.3, 4.5.1.4 och 4.5.1.5: Otillfredsställande urvalsbeskrivning.
• 5.3.3: De krav som gäller för undersökningar bland barn eller utsatta intervjupersoner har inte uppfyllts.
• 5.4.1: Otillfredsställande validering av intervjuarnas resultat
• 5.6.5: Kränkning av enskilda intervjupersoners anonymitet.

Standarden innehåller krav på valideringskontroll där urvalsstorleken för kontrollen ska vara en fix procentsats t ex ska valideringsnivån för medlyssning uppgå till minst 5% av antalet genomförda intervjuer. Då standarden primärt inte är utformad för löpande undersökningsprojekt med stora urval är dessa krav varken praktiskt genomförbara eller rimliga för denna typ av undersökningsprojekt. Vid urval ur stora populationer, i det här fallet undersökningar med mycket stort antal intervjuer, är det urvalets absoluta storlek och inte urvalsfraktionen som bestämmer den statistiska säkerheten. Valideringskontroll kan i dessa fall genomföras med betydligt mindre urvalsstorlek och ändå generera god statistisk säkerhet. Detta är ett avsteg från ISO 20252, som SMIF:s Kravspecifikation accepterar. Dock ska person med statistisk kompetens bedöma att urvalen är av godtagbar storlek.

9 Ytterligare krav på certifieringsorganet 

9.1. Ytterligare krav på företaget 

Certifiering på grundval av ISO 20252 skall genomföras av ett certifieringsorgan som är ackrediterad med stöd av kraven i SS-EN 45011:1998 eller som har en därmed likvärdig ställning.

Certifieringsorganet och dess medarbetare skall garantera sekretessen för den information som erhålls under genomförandet av granskningsverksamheten.

9.2. Krav på personalen

Certifieringsorganets personal måste uppfylla ett antal krav för att kvalitetssäkringen skall kunna garanteras. Certifieringspersonalens utbildning och erfarenhet skall kunna redovisas. Nedan åskådliggörs dessa krav schematiskt.

1. 1. Utbildning/kompetensnivå: Arbets- och kompetensnivå motsvarande högre akademisk utbildning, kvalitetsledning, undersökningsmetodik och statistik skall ha ingått i tidigare utbildning, kunskap om ISO 20252 och om alla lagar och förordningar som är relevanta för ISO 20252.
2. 2. Erfarenhet: Minst tre års yrkeserfarenhet inom området marknads- opinions- och/eller samhällsundersökningar. Skall ha ansvarat för planläggning, utformning, genomförande och rapportering av minst tre undersökningsprojekt som inkluderar fältarbete och något som också inkluderar fältarbete utförts av underleverantör.
3. 3. Arbetsuppgifter: Att genomföra revisioner hos företag inom ramen för ISO 20252.

Uppfyller inte certifieringsorganets personal kravet vad gäller kompetens och erfarenhet inom undersökningsområdet skall certifieringsorganet anlita en expert som uppfyller dessa krav. Experten skall stötta certifieringsorganets ordinarie personal och delta i certifieringsarbetet under minst en arbetsdag per revisionstillfälle. SMIF åtar sig att hjälpa till att finna en sådan expert.

9.3 Certifieringsprocessens tidsmässiga omfattning

Följande tidsmässiga insatser av certifieringsorganet skall gälla vid certifiering enligt ISO 20252.

Mandagstabell för certifiering baserad på ISO 20252

Miniminivåer